קולות קוראים להגשות למענקי מחקר יופצו בתפוצת חוקרים באמצעות דוא"ל. חוקרים אשר מעוניינים לקבל הודעות אלה מוזמנים לפנות למשרדי היחידה כדי להצטרף לרשימת התפוצה.
הודעות היחידה הנשלחות כהודעות בדואר האלקטרוני, משמשות ליידוע החוקרים בדבר אפשרויות המימון ואינן מהוות הנחיות להגשה. על כן, יש לחפש את ההנחיות באתר האינטרנט של הגוף המממן.
יש להקפיד על הגשת הצעות המחקר עפ"י הנחיות הגופים המממנים ועל גבי הטפסים הייעודים לצורך ההגשה.
הגשות למענקי מחקר תתבצענה בתיאום עם היחידה למענקי מחקר, שת"פים אקדמיים, (גם אם אין צורך באישור המוסד לצורך הגשה), לפחות עשרה ימים טרם מועד ההגשה, על מנת שנוכל להיערך בהתאם עם מועדי ההגשות האלקטרוניות ואישורן מטעם רשות המחקר. חלק מההגשות נעשות באופן מרוכז, יש להתעדכן מול מנהלת היחידה.
